Datenschutz für Freiwillige und Bewerber*innen

nach §§ 14, 15 KDG (Kirchliches Datenschutzgesetz) für Freiwilligendienstleistende und Bewerber*innen für einen Freiwilligendienst sowie gegebenenfalls deren Erziehungsberechtigte

Datenschutz ist uns wichtig. Wir möchten dich hiermit über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten bei uns aufklären.

Verantwortliche Stelle:

Für die Datenerhebung und -verarbeitung ist die FSD Bistum Münster gGmbH verantwortlich, bei der du dich für einen Freiwilligendienst beworben hast bzw. in deren Trägerschaft du einen Freiwilligendienst machst:

Freiwillige Soziale Dienste Bistum Münster gGmbH
Hafenstraße 29/31
48153 Münster 
Tel. 0251 384502-0
E-Mail: info@fsd-muenster.de

Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen:

Für die Vermittlung und die Durchführung eines Freiwilligendienstes in unserer Trägerschaft verarbeiten wir die Daten gemäß § 6 KDG (Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz). Die Rechtsgrundlagen hierfür ergeben sich aus § 12 JFDG (Jugendfreiwilligendienstegesetz) oder § 12 BFDG (Bundesfreiwilligendienstgesetz) und die nach § 11 JFDG und § 8 BFDG geschlossene Vereinbarung. Soweit wir Daten darüber hinaus verarbeiten möchten, geschieht dies nur mit deiner freiwillig erteilten Einwilligung nach § 8 KDG.

Die Bereitstellung deiner Daten ist Voraussetzung für die Vermittlung einer Einsatzstelle und die Teilnahme am Freiwilligendienst gemäß JFDG und BFDG. Werden die notwendigen Daten nicht bereitgestellt, kann keine gesetzmäßige Durchführung des Freiwilligendienstes erfolgen.

Daten, die wir erheben:

  • möglicher Zeitraum des Freiwilligendienstes
  • Kontaktdaten und persönliche Daten: Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Telefon- oder Handynummer, E-Mail-Adresse
  • Angaben für die Vermittlung einer Einsatzstelle: bestehender Kontakt zu einer Einrichtung, Führerschein, Angaben zu früheren Freiwilligendiensten, Wünsche für die Vermittlung einer Einsatzstelle, ggfs. Konfession
  • als Nachweis der erfüllten Schulpflicht: Schulabschluss, Zeugnis
  • für Freiwillige aus dem Ausland ggf. Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsland, Aufenthaltsstatus und -dauer, Enddatum Visum, Sprachkenntnisse, Aufenthaltsgenehmigung
  • Kontodaten zur Überweisung von Fahrtkosten zum Seminar
  • ggf. Foto
  • ggf. zusätzliche Informationen in freien Bemerkungsfeldern
  • ggf. Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten/gesetzlichen Vertretung

Datenverarbeitung im Rahmen der pädagogischen Begleitung:

Inhaltliche Daten, die du im Rahmen der Seminare oder der pädagogischen Begleitung gemäß § 5 JFDG und § 4 BFDG mit den pädagogischen Fachkräften der FSD austauschst, dokumentieren wir nur, wenn sie für die weitere pädagogische Begleitung (z. B. für Konfliktlösung oder Hilfestellung in der Kommunikation mit deiner Einsatzstelle) erforderlich sind.

Sofern einzelne Seminartage deines Freiwilligendienstes als Onlineseminare stattfinden, wird Microsoft Teams genutzt. Die Daten werden von Microsoft in den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) verarbeitet. Die Datenschutzerklärung von Microsoft erhältst du unter folgendem Link: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Bei der Teilnahme an Onlineseminaren können die pädagogischen Fachkräfte und andere Seminarteilnehmer*innen die von dir eingegebenen Daten wie Chatbeiträge, Ton- und Kameraaufnahmen vorübergehend zur Kenntnis nehmen. Die Seminare werden von der FSD nicht aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung durch andere Seminarteilnehmer*innen ist untersagt. Die E-Mail-Adresse, mit der du am Onlineseminar teilnimmst, löschen wir nach Abschluss der Onlineseminare, wenn du uns diese nicht zur allgemeinen Kommunikation mitgeteilt hast.

Dauer der Datenverarbeitung:

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre). Sofern kein Freiwilligendienst zustande kommt, werden die Daten regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Empfänger der Daten:

Wir stellen sicher, dass auf deine Daten nur diejenigen Personen zugreifen können, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Da für die Freiwilligendienste (gemäß § 1 JFDG und § 17 BFDG) eine Förderung aus dem Haushalt der Bundesrepublik Deutschland erfolgt, werden für die Abrechnung der Fördermittel personenbezogene Daten (Name, Geburtsdatum, Dienstzeiten) an unsere Zentralstellen Deutscher Caritasverband e. V. und Jugendhaus Düsseldorf gemeldet.

Zur Erststellung eines Freiwilligendienstausweises werden Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Dienstzeit) an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben übermittelt.

Ggf. bedienen wir uns verschiedener Dienstleister als Auftragsverarbeiter, etwa zur Bereitstellung und Wartung unserer technischen Infrastruktur, Informationstechnik und der Datenentsorgung. Mit diesen wurden gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Deine Datenschutzechte:

  • Auskunft (über deine bei uns gespeicherten Daten), § 17 KDG
  • Berichtigung deiner Daten, § 18 KDG
  • Löschung, § 19 KDG
  • Einschränkung der Verarbeitung, § 20 KDG
  • Datenübertragbarkeit, § 22 KDG
  • Widerspruch aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, § 23 KDG
  • Widerruf erteilter Einwilligungen, wenn die Datenverarbeitung auf einer solchen beruht, § 8 KDG.

Du hast ein Recht auf Beschwerde beim Katholischen Datenschutzzentrum in Dortmund nach § 48 KDG, wenn du der Ansicht bist, dass die Datenverarbeitung gegen Datenschutzvorschriften verstößt. (Katholische Datenschutzzentrum KdÖR, Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund, Tel 0231-1389850, info(at)kdsz.de, www.katholisches-datenschutzzentrum.de)

Unsere Datenschutzbeauftragte:

Du hast zudem das Recht, dich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte zu wenden, die bezüglich deiner Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten:

Carina Ponelis
Caritasverband für die Diözese Münster e.V.
Kardinal-von-Galen-Ring 45
48149 Münster
Tel. 0251 8901-326
E-Mail: datenschutzbeauftragter@caritas-muenster.de